Como contratar um funcionário em 2026: 7 cuidados que toda empresa precisa conhecer
Contratar um funcionário é um momento importante para qualquer empresa. Geralmente, significa que o negócio está crescendo e precisa de mais pessoas para atender seus clientes e desenvolver suas atividades.
Entretanto, a contratação também representa novas responsabilidades para o empresário.
Antes de colocar um novo colaborador para trabalhar, é necessário observar procedimentos relacionados ao registro, à saúde ocupacional, à jornada de trabalho e às obrigações trabalhistas.
Neste artigo, a Farias & Milane Contabilidade, escritório contábil em Foz do Iguaçu, explica os principais cuidados para realizar uma contratação corretamente em 2026.
1. Defina o cargo, o salário e a jornada de trabalho
O primeiro passo é definir quais atividades o funcionário irá desempenhar.
É importante estabelecer o cargo, a remuneração, os horários de trabalho e os benefícios oferecidos.
O empresário também precisa verificar se existe uma convenção coletiva aplicável à categoria profissional.
Essas convenções podem estabelecer pisos salariais, benefícios e condições específicas de trabalho.
Por exemplo, uma empresa do comércio pode estar sujeita a regras diferentes das aplicáveis a determinados estabelecimentos de alimentação.
Por isso, não é recomendável definir o salário considerando apenas o salário mínimo nacional.
2. Solicite os dados necessários para a contratação
Após escolher o profissional, a empresa precisa reunir as informações necessárias para realizar o registro.
Entre os dados normalmente utilizados estão CPF, nome completo, data de nascimento, endereço e informações contratuais.
Dependendo da situação, também podem ser necessárias informações sobre dependentes e outros dados relacionados às obrigações trabalhistas.
É importante conferir a exatidão das informações antes de transmiti-las ao eSocial.
Dados incorretos podem gerar inconsistências cadastrais e dificuldades no processamento das obrigações.
A coleta e o armazenamento dessas informações também devem respeitar as regras de proteção de dados pessoais.
3. Faça o registro do funcionário no eSocial
Uma das principais obrigações do empregador é informar a admissão do funcionário ao eSocial.
Para a contratação comum de empregado, o evento S-2200, utilizado para o registro da admissão, deve ser transmitido, em regra, até o dia imediatamente anterior ao início da prestação dos serviços.
Quando a empresa ainda não possui todas as informações necessárias, pode utilizar o evento S-2190 — Admissão Preliminar, observando as condições e os prazos para posterior complementação dos dados.
O Manual WEB Geral do eSocial explica esses procedimentos e suas exceções. Serviços e Informações do Brasil
Exemplo prático: se um funcionário começará a trabalhar em uma quinta-feira, o empresário deve organizar o registro com antecedência, para que as informações sejam transmitidas dentro do prazo.
Deixar para comunicar a contratação somente depois que o trabalhador começou suas atividades pode gerar irregularidades.
4. Providencie o exame médico admissional
Outro cuidado importante é o exame médico admissional.
Conforme a Norma Regulamentadora nº 7 (NR-7), o exame clínico admissional deve ser realizado antes de o empregado assumir suas atividades.
A avaliação faz parte dos procedimentos de saúde ocupacional e deve considerar as exigências aplicáveis à empresa e à função.
Após a avaliação, é emitido o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).
As regras estão disponíveis na NR-7 do Ministério do Trabalho e Emprego.
É importante destacar que as obrigações relacionadas à saúde e segurança do trabalho podem variar conforme a atividade, os riscos ocupacionais e o enquadramento da empresa.
5. Entenda como funciona a Carteira de Trabalho Digital
Atualmente, as informações dos vínculos empregatícios são registradas eletronicamente.
Isso significa que, em regra, o trabalhador não precisa entregar a antiga Carteira de Trabalho em papel para que a empresa realize o registro.
As informações transmitidas ao eSocial alimentam a Carteira de Trabalho Digital.
O trabalhador pode consultar os dados do contrato pelo aplicativo ou pelos serviços digitais disponibilizados pelo Governo Federal.
O Ministério do Trabalho esclarece que o envio correto dos eventos de admissão ao eSocial cumpre a obrigação de anotação do vínculo na carteira digital. Serviços e Informações do Brasil
Portanto, o empresário deve conferir cuidadosamente os dados transmitidos.
6. Organize a folha de pagamento e os encargos
A contratação de um funcionário representa um compromisso financeiro que vai além do salário mensal.
Dependendo das características do contrato, a empresa deverá considerar obrigações como recolhimentos previdenciários, FGTS, férias, 13º salário e outros direitos trabalhistas.
O custo efetivo da contratação depende de fatores como remuneração, benefícios, regime tributário e condições previstas na legislação e nas normas coletivas.
Por isso, é importante planejar o orçamento antes de aumentar a equipe.
Uma folha de pagamento organizada ajuda a evitar atrasos, inconsistências e dificuldades financeiras.
Atenção ao FGTS: vencimento em 20 de outubro de 2026
Hoje, 20 de outubro de 2026, é a data regular de vencimento do FGTS mensal referente à competência setembro de 2026, para os empregadores sujeitos a essa sistemática.
Desde a implantação do FGTS Digital, o recolhimento mensal passou a ter vencimento, em regra, no dia 20 do mês seguinte à competência.
Quando a data coincide com dia não útil, o pagamento deve ser antecipado, conforme as regras aplicáveis. Existem também situações especiais, como recolhimentos rescisórios, que podem ter prazos diferentes. Serviços e Informações do Brasil
Empresário, confira se as obrigações da sua empresa estão em dia!
Para mais informações, consulte o Portal oficial do FGTS Digital.
7. Conte com o acompanhamento de um departamento pessoal
Depois da contratação, começam as rotinas mensais relacionadas ao vínculo empregatício.
O empresário precisa acompanhar os registros de jornada, organizar a folha de pagamento, controlar férias e observar os prazos das obrigações trabalhistas.
Também deve comunicar ao responsável pelo departamento pessoal situações como afastamentos, alterações salariais e desligamentos.
A falta de organização pode provocar erros que poderiam ser evitados com procedimentos adequados.
Por isso, contar com acompanhamento profissional ajuda a manter as informações organizadas e as obrigações em dia.
O que acontece quando uma empresa contrata sem registro?
A contratação de empregados sem o devido registro pode gerar consequências trabalhistas e administrativas.
Dependendo da situação, a empresa poderá estar sujeita a multas, cobrança de encargos e outras consequências previstas na legislação.
Além disso, a ausência de registro não elimina os direitos trabalhistas decorrentes de uma relação de emprego.
Por esse motivo, é importante realizar os procedimentos necessários antes de iniciar a prestação dos serviços.
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Nossa equipe auxilia com registros de admissão, elaboração da folha de pagamento, cálculos de férias, rescisões e cumprimento das obrigações trabalhistas.
Também oferecemos serviços de escrituração contábil e fiscal, planejamento tributário, abertura e regularização de empresas.
Nosso objetivo é simplificar os processos para que você possa dedicar mais tempo ao crescimento do seu negócio.
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